Le problème
Chaque période des impôts, un cabinet comptable a besoin d'une lettre de mission signée par chaque client avant de commencer le travail. Pour un petit cabinet, cela peut représenter des centaines de lettres en quelques semaines, chacune avec le nom du client, les services visés et les honoraires. Les lettres partent par courriel en pièce jointe, reviennent sous forme de photos prises au téléphone ou ne reviennent pas du tout, et les associés passent du temps à courir après les signatures alors qu'ils devraient préparer des déclarations.
Comment ils l'ont configuré
- 01Créer un modèle par type de mandat
Créez des modèles pour les déclarations de revenus des particuliers, celles des petites entreprises et la tenue de livres. Ajoutez les rôles Client, Conjoint ou partenaire, et Associé, qui contresigne. Ajoutez des variables pour le nom du client, l’année d’imposition, les services et les honoraires.
- 02Préparer la liste des clients
Exportez votre liste de clients dans un fichier CSV comportant une ligne par mandat. Incluez les noms, les adresses courriel, les numéros de téléphone et les valeurs des variables. Utilisez les mêmes noms de colonnes que les variables de votre modèle pour qu'ils correspondent automatiquement.
- 03Envoi en masse au début de la saison
Ouvrez le modèle, choisissez Envoi en masse, téléversez le fichier CSV et révisez les aperçus. Corrigez les lignes signalées, puis planifiez l'envoi un matin de semaine avec Envoyer plus tard.
- 04Gérer les déclarations conjointes
Pour les couples qui produisent une déclaration ensemble, placez les deux personnes dans le même groupe de signature afin qu'elles puissent signer en même temps, chacune avec son propre lien et sa propre vérification d'identité.
- 05Contresigner par lot
Le rôle d'associé signe en dernier. Les associés voient la liste des lettres qui les attendent et peuvent signer chacune d'elles en quelques clics une fois que le client a signé.
- 06Suivez avant de commencer le travail
Filtrez le lot par état. Les clients qui ont signé sont prêts à commencer. Pour les autres, le calendrier de rappels s'occupe des relances, et vous pouvez envoyer un rappel immédiatement lorsqu'un client dit qu'il signera aujourd'hui.
Ce qui change
Toutes les lettres de mission de la saison sont envoyées en un après-midi au lieu de s'étaler sur des semaines. Les associés voient d'un coup d'œil quels clients sont prêts, et le calendrier de rappels se charge de la plupart des relances. Chaque lettre comporte un certificat d'achèvement; il n'y a donc aucun doute quant à ce que le client a accepté ni à quel moment. Notez que certains formulaires des autorités fiscales, comme les formulaires d'autorisation de l'ARC, ont leurs propres règles en matière de signature électronique; vérifiez donc les directives à jour avant de les ajouter à un modèle.