Le problème
Les cliniques recueillent sans cesse des formulaires signés : consentement aux soins, accusés de réception en matière de confidentialité, consentement à la communication des dossiers, politiques financières. Les formulaires papier sur une planchette ralentissent l’accueil, sont difficiles à lire et finissent numérisés dans un système de dossiers où ils sont difficiles à retrouver. Par ailleurs, ces formulaires peuvent contenir des renseignements personnels sur la santé, protégés par des lois comme la Personal Health Information Protection Act, 2004 (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé) de l’Ontario, d’autres lois provinciales sur la protection des renseignements sur la santé, et la HIPAA aux États-Unis.
Comment ils l'ont configuré
- 01Laissez les renseignements de santé hors du formulaire
Concevez les formulaires de consentement pour qu'ils consignent l'accord, et non des détails cliniques. Utilisez le nom du patient et un numéro de référence de la clinique plutôt que des diagnostics ou des résultats d'examens. Moins un formulaire contient de renseignements de santé, moins il y a à protéger.
- 02Créer des modèles par formulaire
Créez des modèles pour le consentement aux soins, l’accusé de réception en matière de confidentialité et le consentement à la communication des dossiers. Ajoutez les rôles Patient, Mandataire spécial et Clinicien.
- 03Envoyer avant la visite
Lorsqu'un rendez-vous est pris, envoyez les formulaires par courriel avec une vérification par code par texto. Les patients signent sur leur téléphone, à la maison. Ajoutez une case que le patient doit cocher pour confirmer qu'il a lu la section clé.
- 04Signer à la réception avec En personne
Pour les patients sans rendez-vous ou qui le préfèrent, utilisez le rôle En personne. La réception remet une tablette et le patient y signe. Le dossier indique que la signature a eu lieu en personne.
- 05Soutenir l'accessibilité et le français
Les patients peuvent passer au français et activer un texte plus grand, un contraste élevé ou l'affichage pour lecteur d'écran. Indiquez aux patients dans votre courriel que ces options sont offertes.
- 06Contrôler où les dossiers sont conservés
Avec le forfait Entreprise, choisissez la résidence des données de votre espace de travail. Les données sont stockées au Canada par défaut. Définissez des règles de conservation adaptées à vos obligations de tenue de dossiers et utilisez la conservation pour litige si un dossier est nécessaire dans le cadre d'une plainte ou d'un examen.
- 07Transférez les formulaires remplis au dossier médical
Téléchargez le PDF signé dans votre système de dossiers cliniques, ou connectez-vous par l'API pour que les formulaires remplis soient classés automatiquement, et limitez l'accès à eSora Sign au personnel qui en a besoin grâce aux rôles Lecteur et Expéditeur.
Ce qui change
De nombreux patients arrivent avec leurs formulaires déjà signés : l'accueil est donc plus rapide et la réception passe moins de temps avec les planchettes à pince. Les formulaires sont lisibles et complets, car les champs obligatoires ne peuvent pas être sautés. Tenir les renseignements de santé hors des formulaires réduit ce qu'il faut protéger, et les contrôles Entreprise permettent à la clinique de décider où les dossiers sont stockés et combien de temps ils sont conservés. eSora Sign ne revendique aucune attestation HIPAA ni aucune certification propre au secteur de la santé. Passez votre processus en revue avec votre responsable de la protection des renseignements personnels avant de commencer.