Le problème
Sur un projet de construction, les changements de portée sont constants. Le client veut une finition différente, le chantier révèle un problème derrière un mur, ou un fournisseur remplace un matériau. Chaque changement nécessite un ordre de modification signé avant que les travaux aillent de l'avant, sinon l'entrepreneur risque d'exécuter des travaux qu'il ne pourra pas facturer. Sur papier, les ordres de modification sont rédigés sur le chantier, rapportés au bureau et signés quelques jours plus tard, bien après le début des travaux.
Comment ils l'ont configuré
- 01Créer un modèle d’ordre de modification
Téléversez votre formulaire d'ordre de modification standard. Ajoutez les rôles Surintendant de chantier, Chargé de projet et Client. Ajoutez des variables pour le nom du projet, le numéro de l'ordre de modification, la description, le coût et l'incidence sur l'échéancier.
- 02Le remplir à partir du site
Le surveillant de chantier ouvre le modèle sur un téléphone, remplit les variables et décrit la modification. Un champ Pièce jointe lui permet d'ajouter des photos de l'état du chantier.
- 03Acheminer pour approbation
Définissez une règle d'approbation pour que les avis de modification au-delà d'un montant donné soient d'abord envoyés au chargé de projet avec le rôle Approuve d'abord. Les modifications moins importantes vont directement au client.
- 04Signer en personne lorsque le client est sur place
Si le client visite le chantier, choisissez le rôle En personne et laissez-le signer sur-le-champ sur le téléphone du superviseur. Le dossier indique que la signature a été faite en personne, avec l'heure et l'appareil.
- 05Envoyer par courriel lorsqu'ils ne le sont pas
Si le client est absent, envoyez l'ordre de modification à son courriel avec une vérification par code par texto. Il peut signer de n'importe où. S'il a une question, il la pose à partir de la page de signature.
- 06Regroupez les dossiers de projet
Les ordres de modification terminés sont classés dans un dossier par projet, avec des étiquettes pour le numéro de modification. Tout le monde reçoit le PDF signé, et le chargé de projet peut exporter la liste complète à la fin des travaux.
Ce qui change
Les ordres de modification sont rédigés, chiffrés et signés pendant que tout le monde se souvient encore de la conversation, souvent avant que l’équipe passe à autre chose. L’entrepreneur dispose d’un dossier signé, avec photos, avant le début des travaux supplémentaires, ce qui simplifie la facturation. Le chargé de projet voit chaque modification dans une seule liste, et le client a une copie de chacune. Les différends sur ce qui a été convenu sont plus faciles à régler, car le document, les photos et la chronologie se trouvent au même endroit.