L'accueil des nouveaux employés dans une entreprise de 40 personnes

Le problème

Dans une entreprise de 40 personnes, les RH se résument souvent à une seule personne, ou à une partie de la tâche de quelqu’un. Chaque nouvelle embauche implique une lettre d’offre, un contrat de travail, une entente de confidentialité, des formulaires de paie et d’impôt, et une pile d’accusés de réception de politiques. Sur papier, cela veut dire imprimer, courir après les signatures, numériser et espérer que rien ne manque le premier jour. Des renseignements sont ressaisis d’un formulaire à l’autre, et une date d’entrée en fonction ou un taux de rémunération erroné peut passer inaperçu.

Comment ils l'ont configuré

1. 01
   Créer un modèle d’intégration

   Téléversez la lettre d'offre, le contrat de travail, l'entente de confidentialité et les accusés de réception des politiques sous forme d'un seul modèle comportant plusieurs fichiers. Les signataires les parcourent dans l'ordre en une seule séance. Ajoutez les rôles Gestionnaire d'embauche, Nouvelle recrue et Copie RH.

2. 02
   Ajouter des variables pour les détails

   Créez des variables pour le prénom, le titre du poste, la date d’entrée en fonction, le salaire ou le taux horaire, le gestionnaire et le lieu. Placez chacune d’elles partout où elle apparaît dans les documents. Remplissez-les une seule fois à l’envoi et chaque document est rempli.

3. 03
   Définir l'ordre et les approbations

   Placez le gestionnaire d'embauche en premier avec le rôle Approuve en premier, pour qu'il confirme les détails avant que la nouvelle recrue voie quoi que ce soit. La nouvelle recrue signe ensuite. Les RH reçoivent une copie de la trousse terminée.

4. 04
   Demandez ce dont vous avez besoin, une seule fois

   Ajoutez des champs pour l'adresse de la nouvelle recrue, la personne à joindre en cas d'urgence et les coordonnées bancaires pour la paie. Utilisez la validation pour le code postal et le numéro de téléphone. Ajoutez un champ Pièce jointe pour un chèque annulé ou un formulaire de dépôt direct afin que la nouvelle recrue puisse prendre une photo avec son téléphone.

5. 05
   Utiliser des champs conditionnels

   Ajoutez une liste déroulante Type d'emploi et utilisez Afficher seulement si pour que les heures à temps partiel, les délais de carence des avantages sociaux ou les détails de réinstallation n'apparaissent que pour les personnes concernées.

6. 06
   Envoyer et suivre

   Envoyez à partir du modèle, remplissez les variables et choisissez la vérification d'identité. Suivez la progression dans la chronologie. Si la nouvelle recrue a une question, elle la pose depuis la page de signature et vous y répondez sans fil de courriels séparé.

7. 07
   Classer le dossier

   Lorsque le dossier est terminé, déplacez-le dans un dossier de dossiers d'employés avec une étiquette indiquant le mois d'entrée en fonction, et appliquez une règle de conservation conforme à vos obligations en matière de dossiers d'emploi.

Ce qui change

La nouvelle recrue signe tout sur son téléphone en une seule séance, généralement bien avant sa première journée. Les RH n'ont plus à retaper les renseignements d'un formulaire à l'autre, car chaque valeur n'est saisie qu'une fois. Les gestionnaires confirment les conditions avant que la personne candidate les voie, ce qui permet de repérer les erreurs tôt. Le premier jour, les formalités sont déjà remplies et classées, et il existe un dossier scellé de chaque accusé de réception si quelqu'un en a besoin plus tard.