Résolutions du conseil d’administration et dossiers de preuves pour un cabinet d’avocats

Le problème

Les avocats en droit des sociétés préparent régulièrement des résolutions écrites que chaque administrateur ou actionnaire doit signer : approbation des états financiers, nomination des dirigeants, émission d’actions. En vertu de lois comme la Loi canadienne sur les sociétés par actions, une résolution écrite signée par tous les administrateurs habiles à voter est aussi valide qu’une résolution adoptée lors d’une réunion. Recueillir ces signatures auprès d’administrateurs dans différentes villes, puis prouver plus tard qui a signé quoi et quand, prend un temps que les clients ne veulent pas payer.

Comment ils l'ont configuré

1. 01
   Préparer les résolutions

   Rédigez la résolution et téléversez-la comme document, ou conservez les résolutions récurrentes, comme les résolutions annuelles, sous forme de modèles avec des variables pour le nom de la société, l'année et les dirigeants.

2. 02
   Ajoutez chaque administrateur

   Ajoutez chaque administrateur comme signataire. Utilisez Tous en même temps pour qu'ils puissent signer dans n'importe quel ordre, ou Dans l'ordre si votre client préfère une séquence définie. Ajoutez la personne-ressource du client avec le rôle Reçoit une copie.

3. 03
   Utilisez des vérifications d'identité rigoureuses

   Utilisez un code par texto pour chaque administrateur. Pour les transactions de grande valeur, ajoutez un code d'accès que vous communiquez à chaque administrateur par téléphone, ou utilisez la pièce d'identité avec photo et égoportrait avec le forfait Entreprise.

4. 04
   Corriger sans redémarrer

   Si un administrateur repère une erreur, il peut poser une question à partir de la page de signature. Vous pouvez corriger le document pendant qu'il est en circulation, et la modification est consignée dans la chronologie.

5. 05
   Remettre le dossier de preuves

   Lorsque tous les administrateurs ont signé, téléchargez le dossier de preuves : le PDF signé, le certificat d'achèvement, le journal des événements, le téléversement original, les preuves de consentement et les empreintes. Remettez-le au client pour le registre des procès-verbaux.

6. 06
   Appliquer la conservation et la conservation légale

   Définissez une règle de conservation pour les registres de l'entreprise et placez les documents sous conservation légale s'ils se rapportent à un litige ou à une transaction en cours d'examen, afin qu'ils ne puissent pas être supprimés tant que la conservation est en vigueur.

7. 07
   Permettre à tous de vérifier

   Les auditeurs, les banques ou les cocontractants peuvent vérifier le PDF signé sur la page publique Vérifier sans compte eSora Sign.

Ce qui change

Les administrateurs signent où qu'ils soient, sur n'importe quel appareil, et le cabinet n'a plus à courir après des signatures manuscrites par messager. Le client reçoit un dossier de preuves complet et scellé qui montre exactement qui a signé, comment chaque personne a été vérifiée et quand. Les règles de conservation et la conservation légale maintiennent les dossiers en place aussi longtemps que nécessaire. Vérifiez la loi sur les sociétés et les statuts qui s'appliquent à chaque client, car certaines sociétés ont leurs propres exigences en matière de résolutions.