Renonciations de bénévoles pour un organisme sans but lucratif au moyen d'un lien de signature public

Le problème

Un organisme communautaire sans but lucratif organise des événements où des dizaines de bénévoles se présentent : nettoyages de parcs, collectes de denrées, journées sportives. Chaque bénévole doit signer une renonciation et un code de conduite. Les feuilles de présence papier sont mouillées par la pluie, les signatures sont illisibles et personne ne sait plus tard si un bénévole donné a signé. Envoyer des courriels individuels est impossible lorsque vous ne savez pas à l'avance qui viendra.

Comment ils l'ont configuré

1. 01
   Créer le modèle de renonciation

   Téléversez votre renonciation pour bénévoles et votre code de conduite. Ajoutez des champs pour le nom, l'adresse courriel, le téléphone, la personne à joindre en cas d'urgence et une signature. Marquez les champs clés comme obligatoires.

2. 02
   Gérer les mineurs

   Ajoutez une liste déroulante Groupe d'âge. Utilisez Afficher seulement si pour que le nom et la signature d'un parent ou tuteur apparaissent lorsque le bénévole a moins de 18 ans. Vérifiez auprès de votre assureur ou de votre avocat les règles relatives aux renonciations pour les mineurs dans votre province ou votre État.

3. 03
   Créer un lien de signature public

   Transformez le modèle en lien de signature public. Fixez une limite au nombre de signataires et une date de clôture après l'événement. Chaque personne qui ouvre le lien reçoit sa propre copie.

4. 04
   Partagez-le partout

   Placez le lien sur la page de votre événement et dans votre courriel d'inscription. Imprimez un code QR pour la table d'accueil afin que les bénévoles qui se présentent sur place puissent signer sur leur propre téléphone en quelques minutes.

5. 05
   Gardez la vérification légère

   Utilisez un code par courriel. Les bénévoles que vous ne connaissez pas à l'avance confirment leur adresse courriel, signent et reçoivent une copie immédiatement.

6. 06
   Enregistrer les arrivées

   Le jour de l'événement, la personne coordonnatrice ouvre la liste des décharges remplies sur un téléphone et coche les noms à mesure que les gens arrivent. Toute personne absente de la liste balaie le code QR.

Ce qui change

Les bénévoles signent avant leur arrivée ou en une minute à la table d'accueil, et le coordonnateur dispose d'une liste claire des personnes qui ont signé. Aucune feuille papier à recueillir, à lire ou à ranger. Chaque renonciation signée est accompagnée d'un certificat indiquant le moment de la signature et l'adresse courriel utilisée, ce qui est utile si une question se pose après un incident. Notez que la protection qu'offre une renonciation à votre organisme dépend de son libellé et de la loi locale, et non de la façon dont elle est signée.