Le problème
Un gestionnaire immobilier qui gère quelques centaines de logements voit constamment des baux arriver à échéance. Chaque renouvellement nécessite le nom du locataire, le logement, la nouvelle durée et le loyer, et souvent deux locataires ou plus doivent signer. Les renouvellements papier impliquent de déposer des formulaires aux portes, d'attendre leur retour et de relancer des locataires rarement à la maison pendant les heures de bureau. Les renouvellements manqués deviennent par accident des locations au mois.
Comment ils l'ont configuré
- 01Créer un modèle de renouvellement
Téléversez votre convention de renouvellement de bail. Ajoutez les rôles Locataire 1, Locataire 2 et Locateur. Ajoutez des variables pour l'adresse du logement, la fin de la durée actuelle, la nouvelle durée, le nouveau loyer et toute modification aux services inclus.
- 02Rendez les seconds locataires facultatifs
Définissez le rôle Locataire 2 comme facultatif dans le modèle, pour que les logements à un seul locataire n'aient pas besoin d'un espace réservé.
- 03Utilisez des vérifications plus rigoureuses pour les locataires
Les locataires partagent souvent une adresse courriel avec leur famille. Utilisez un code par texto pour que chaque locataire prouve qu'il a accès à son propre téléphone.
- 04Envoyer les renouvellements du trimestre
Exportez la liste des baux qui prennent fin au cours des trois prochains mois dans un fichier CSV et utilisez l'envoi en masse. Planifiez l'envoi pour que les offres arrivent un matin de semaine, bien avant les délais de préavis de votre province ou de votre État.
- 05Répondre aux questions en cours de route
Les locataires peuvent poser une question depuis la page de signature, par exemple au sujet du stationnement ou des électroménagers. Vous répondez, et la question et la réponse restent jointes au dossier du document.
- 06Contresigner et classer
Le locateur ou le mandataire autorisé signe en dernier. Les renouvellements terminés sont classés dans un dossier par immeuble, avec une étiquette indiquant le mois du renouvellement, et chaque locataire reçoit automatiquement le PDF signé.
Ce qui change
Les offres de renouvellement parviennent à tous les locataires le même jour, et les locataires signent sur leur téléphone en soirée au lieu d'attendre que quelqu'un vienne récupérer les documents papier. Les gestionnaires immobiliers peuvent voir quels logements sont encore en suspens bien avant l'échéance et appeler directement ces locataires. Chaque locataire reçoit une copie scellée, ce qui réduit les conversations du genre « Je ne l'ai jamais reçu ». Vérifiez les règles locales sur la location résidentielle pour connaître les formulaires ou les modes de remise requis avant de passer un document à la signature électronique.