Soumissions commerciales et ententes-cadres de services avec approbations

Le problème

Une équipe de vente en croissance envoie chaque semaine des soumissions, des bons de commande et des contrats-cadres de services. Les petites affaires doivent avancer rapidement. Les grosses affaires exigent que les Finances vérifient les prix et parfois que le service juridique examine les modifications, mais le demander par courriel signifie que les soumissions dorment dans la boîte de réception de quelqu'un pendant que le client attend. Les représentants envoient parfois une ancienne version du contrat-cadre, ou une soumission comportant un rabais que personne n'a approuvé.

Comment ils l'ont configuré

1. 01
   Utilisez des modèles partagés avec gestion des versions

   Conservez le contrat-cadre de services, le bon de commande et la soumission actuels comme modèles partagés. Quand l'équipe juridique met à jour le contrat-cadre, elle publie une nouvelle version et chaque représentant envoie la plus récente. Les documents déjà en circulation conservent la version avec laquelle ils ont été envoyés.

2. 02
   Ajouter des variables pour les conditions de l'affaire

   Créez des variables pour le nom du client, les produits, les quantités, le prix, le rabais, la durée et la date de début. Préremplissez les conditions fixes et marquez-les en lecture seule pour que le client ne puisse pas les modifier.

3. 03
   Définir des règles d'approbation

   Créez une règle pour que les contrats de plus de 10 000 $ soient d’abord approuvés par les Finances, et que tout document comportant un rabais supérieur à un niveau défini soit aussi approuvé par le responsable des ventes. Les approbations se font dans eSora Sign avant que le client reçoive le document.

4. 04
   Définir l'ordre de signature

   Ordonnez les rôles : les approbateurs d'abord, puis le signataire du client, puis votre signataire autorisé pour la contresignature. Ajoutez la personne-ressource de l'approvisionnement du client avec le rôle Reçoit une copie.

5. 05
   Permettre au client de rediriger

   Si la personne à qui vous avez envoyé le document n'est pas le bon signataire, elle peut le transmettre à quelqu'un d'autre de son entreprise. Le changement est consigné sur le certificat.

6. 06
   Connecter votre CRM

   Utilisez l'API REST pour envoyer à partir de votre CRM, et des webhooks signés avec HMAC-SHA256 pour marquer l'affaire comme conclue lorsque le document est terminé. Les développeurs peuvent aussi utiliser la signature intégrée dans un portail client.

Ce qui change

Les petites transactions vont directement au client, et les grandes parviennent automatiquement aux Finances sans chaîne de courriels séparée. Les représentants envoient toujours le contrat-cadre de services à jour, et le service juridique passe donc moins de temps à corriger d'anciennes versions. Les clients signent pendant que la conversation est fraîche, et le CRM se met à jour dès qu'ils le font. Chaque entente signée comporte un dossier complet indiquant qui l'a approuvée à l'interne et qui a signé pour le client.