Les signatures électroniques sont-elles légales au Canada?

La réponse courte

Oui. Au Canada, une signature électronique est juridiquement valide pour la grande majorité des documents d'affaires : offres d'emploi, contrats de vente, baux, bons de commande, lettres de mission, formulaires de consentement, ententes de confidentialité et la plupart des approbations internes. Un document n'est pas invalide simplement parce qu'il a été signé à l'écran plutôt que sur papier.

La réponse plus longue, c'est que le Canada n'a pas une seule loi sur la signature électronique. Il a une loi fédérale qui vise les questions fédérales et un ensemble de lois provinciales et territoriales qui visent presque tout le reste. Elles ont été rédigées à partir du même modèle et disent donc des choses semblables, mais les exceptions varient d'une province à l'autre. Cet article explique comment elles s'articulent. Il s'agit de renseignements généraux, et non de conseils juridiques. Si un document est inhabituel ou comporte des enjeux importants, consultez un avocat de la province où il s'applique.

Deux paliers de lois

À l’échelle fédérale, la partie 2 de la Personal Information Protection and Electronic Documents Act, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), porte sur les documents et les signatures électroniques. Elle s’applique lorsqu’une loi fédérale exige une signature, un document écrit ou un original. La partie 2 a aussi introduit la notion de signature électronique sécurisée, définie dans le Règlement sur les signatures électroniques sécurisées, pour l’ensemble restreint de situations fédérales qui en exigent une. La plupart des contrats privés ne sont jamais touchés par ces règles.

Les contrats entre entreprises, et entre entreprises et particuliers, relèvent surtout des provinces. Chaque province et territoire dispose d’une loi sur le commerce électronique ou sur les transactions électroniques. La plupart s’inspirent de la Loi uniforme sur le commerce électronique adoptée par la Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada en 1999. Citons notamment l’Electronic Commerce Act, 2000 (Loi de 2000 sur le commerce électronique) de l’Ontario, l’Electronic Transactions Act de la Colombie-Britannique, l’Electronic Transactions Act de l’Alberta, The Electronic Information and Documents Act, 2000 de la Saskatchewan, la Loi sur le commerce et l’information électroniques (The Electronic Commerce and Information Act) du Manitoba et l’Electronic Commerce Act de la Nouvelle-Écosse.

Le Québec a suivi sa propre voie avec la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (Act to establish a legal framework for information technology). Elle s'applique avec le Code civil du Québec et met l'accent sur l'intégrité du document et le lien entre le signataire et ce qu'il a signé. Pour la plupart des entreprises, l'effet pratique est le même : une signature électronique peut satisfaire à une exigence de signature.

Ce que disent réellement les lois provinciales

La règle fondamentale est simple. Un renseignement ou un document n'est pas invalide ou inexécutable du seul fait qu'il est sous forme électronique. Lorsque la loi exige une signature, une signature électronique satisfait à cette exigence, pourvu qu'elle remplisse les conditions fixées par la loi. Dans la loi ontarienne, par exemple, une signature électronique est un renseignement sous forme électronique qu'une personne a créé ou adopté afin de signer un document et qui est intégré, joint ou associé au document.

Deux autres notions figurent dans toutes les lois. La première est le consentement. Personne ne peut être forcé d'utiliser des documents électroniques, mais le consentement n'a pas à être formel. En Ontario, il peut être déduit de la conduite d'une personne, par exemple lorsqu'elle ouvre un lien de signature et signe. La seconde est la fiabilité. Lorsque la loi exige un original ou un document conservé, la version électronique doit être fiable et demeurer accessible pour consultation ultérieure.

Ces règles sont neutres sur le plan technologique. Un nom tapé, une signature dessinée, un clic sur un bouton J'accepte et une signature cryptographique peuvent tous être valables. Ce qui compte, c'est que la personne avait l'intention de signer et que vous puissiez le démontrer plus tard.

Documents qui exigent encore le papier ou des témoins

Chaque loi énumère les documents qu'elle ne vise pas. Les listes varient; vérifiez donc la loi de votre province. Les exclusions habituelles sont :

Les testaments et les codicilles, ainsi que les fiducies qu'ils créent. L'Ontario permet que les testaments et les procurations soient attestés à distance par vidéo, mais le testament lui-même doit encore être signé à l'encre. La Colombie-Britannique est allée plus loin et permet les testaments électroniques depuis décembre 2021, en vertu de modifications à sa Wills, Estates and Succession Act.

Les procurations, dans la mesure où elles portent sur les biens ou les soins de la personne. Les règles varient selon la province.

Les effets négociables, comme les chèques et les billets à ordre, et les titres de propriété.

Documents qui créent ou transfèrent un droit sur un bien-fonds et qui doivent être enregistrés. En Ontario, ils sont enregistrés au moyen du système d'enregistrement immobilier électronique de la province plutôt qu'avec un outil général de signature électronique. Depuis 2015, l'Ontario permet que les conventions d'achat-vente de biens-fonds soient signées électroniquement.

Certains secteurs ajoutent leurs propres règles. Certains formulaires gouvernementaux, actes de procédure et professions réglementées peuvent exiger un format ou un processus précis. Si un organisme de réglementation ou un tribunal vous indique comment un document doit être signé, suivez cette instruction.

Ce qui rend une signature électronique solide

La validité juridique est le point de départ. La question qui compte lors d'un différend est celle de la preuve : pouvez-vous montrer qui a signé, ce qui a été signé et que le document n'a pas changé depuis? La Loi sur la preuve au Canada et les lois provinciales sur la preuve prévoient des règles pour les documents électroniques. En gros, un tribunal examinera si le système qui a créé et conservé le document était fiable.

Une bonne pratique consiste à conserver quatre éléments pour chaque document signé. La preuve de l'intention, c'est-à-dire que le signataire a posé un geste clair pour signer. La preuve de l'identité, c'est-à-dire une vérification qui lie le signataire à une adresse courriel, un numéro de téléphone, un code d'accès ou une pièce d'identité. La preuve de l'intégrité, c'est-à-dire un moyen de démontrer que le fichier n'a pas été modifié après la signature. Et un historique des événements, avec les dates, les heures et les appareils.

eSora Sign consigne les quatre. Chaque document signé reçoit un certificat d'achèvement comme dernière page, un sceau d'intégrité et un journal des événements, et, avec les forfaits payants, un horodatage certifié par une autorité d'horodatage indépendante. Vous pouvez tout télécharger sous forme de dossier de preuve, et n'importe qui peut vérifier une copie sur la page publique Vérifier.

Conseils pratiques pour les équipes canadiennes

Choisissez la vérification d'identité adaptée au document. Un code par courriel suffit pour la plupart des ententes. Pour les documents de plus grande valeur ou à risque plus élevé, ajoutez un code par texto ou un code d'accès que vous communiquez par téléphone.

Offrez le français. Les signataires au Québec et partout au Canada peuvent le préférer. eSora Sign affiche la page de signature en anglais ou en français, et vous pouvez prévisualiser votre message courriel dans les deux langues.

Conservez ensemble le fichier signé et le certificat. N'imprimez pas et ne numérisez pas de nouveau un PDF signé. Conservez le téléchargement original, ou gardez-le dans eSora Sign avec une règle de conservation.

Pensez à l'endroit où les données sont hébergées. eSora Sign conserve les données au Canada.

En cas de doute sur un type de document, surtout s'il concerne des biens immobiliers, des successions, le droit de la famille ou un organisme de réglementation, consultez un avocat avant de le faire passer à la signature électronique.