Le droit de la signature électronique aux États-Unis : ESIGN et UETA expliqués

Deux lois, un même résultat

Aux États-Unis, les signatures électroniques sont largement valides depuis 2000. Deux lois s'en chargent. L'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) est une loi type publiée par la Uniform Law Commission en 1999 et adoptée État par État. L'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) est une loi fédérale adoptée en 2000. Elle figure au titre 15 du United States Code, à partir de l'article 7001.

Quarante-neuf États, le district de Columbia, Porto Rico et les îles Vierges américaines ont adopté l'UETA. L'État de New York ne l'a pas fait. Il a sa propre loi, l'Electronic Signatures and Records Act, qui aboutit à un résultat semblable. Lorsqu'un État a adopté l'UETA dans sa forme standard, ESIGN s'efface en grande partie et laisse la loi de l'État s'appliquer. Lorsqu'un État ne l'a pas fait, ou a modifié l'UETA d'une manière incompatible avec ESIGN, la loi fédérale comble le vide.

Pour une entreprise qui envoie des contrats ordinaires, le résultat est le même partout : une signature, un contrat ou un document ne peut être privé d'effet juridique du seul fait qu'il est électronique. Cet article contient de l'information générale et ne constitue pas un avis juridique.

Ce qui constitue une signature électronique

Les deux lois définissent le terme de façon large. Selon l’UETA, une signature électronique est un son, un symbole ou un processus électronique joint ou associé logiquement à un enregistrement, et exécuté ou adopté par une personne dans l’intention de signer l’enregistrement. L’ESIGN utilise presque les mêmes termes.

Cette définition n'exige aucune technologie en particulier. Un nom tapé au bas d'un courriel, une signature dessinée sur un téléphone ou un clic sur un bouton Signer peuvent tous être admissibles. Le mot clé est l'intention. La personne doit avoir l'intention de signer. C'est pourquoi un bon processus de signature demande au signataire de poser un geste clair et délibéré, et consigne qu'il l'a fait.

L'UETA ajoute deux règles utiles. L'article 5 prévoit que la loi s'applique uniquement lorsque les parties ont convenu de faire affaire par voie électronique, et que cette entente peut se déduire du contexte et de la conduite. L'article 9 prévoit qu'une signature électronique est attribuable à une personne si elle résulte de son acte, ce qui peut être démontré de n'importe quelle manière, y compris par la procédure de sécurité utilisée. C'est là que les vérifications d'identité et les journaux d'événements prennent leur importance.

Les règles de consentement des consommateurs de l'ESIGN

ESIGN ajoute une protection supplémentaire pour les consommateurs. Si une autre loi exige que des renseignements soient remis par écrit à un consommateur, vous ne pouvez les transmettre électroniquement que si le consommateur y a consenti après avoir reçu certaines informations. L'article 101(c) d'ESIGN les énumère. Avant de consentir, le consommateur doit être informé :

Qu'elle a le droit de recevoir l'information sur papier, et si le papier entraîne des frais. Qu'elle peut retirer son consentement, et ce qui se passe si elle le fait. Si le consentement vise seulement cette transaction ou une catégorie de dossiers. Comment demander une copie papier. Et le matériel et les logiciels dont elle a besoin pour ouvrir et conserver les dossiers.

Le consommateur doit ensuite donner son consentement par voie électronique d'une manière qui démontre raisonnablement qu'il peut accéder aux renseignements dans le format que vous utiliserez. Si vos exigences matérielles ou logicielles changent d'une façon qui pourrait l'empêcher de lire les documents, vous devez l'en informer et lui donner la possibilité de retirer son consentement.

eSora Sign affiche un écran de consentement aux documents et signatures électroniques avant qu'un signataire puisse ouvrir un document, consigne l'heure à laquelle il a donné son accord et inclut ce consentement dans le dossier de preuves. Si vos documents sont soumis à des règles particulières de divulgation aux consommateurs, faites examiner le libellé par votre avocat et ajoutez votre propre texte de divulgation au besoin.

Ce que l'ESIGN et l'UETA excluent

Les deux lois excluent certains documents. L’ESIGN, à l’article 7003, ne s’applique pas :

Les testaments, les codicilles et les fiducies testamentaires. Les lois des États sur l'adoption, le divorce et d'autres questions de droit de la famille. La majeure partie du Uniform Commercial Code, à l'exception des articles 1-107 et 1-206 et des sections 2 et 2A, qui portent sur la vente et la location de biens. Les ordonnances, avis et documents judiciaires officiels, y compris les mémoires et les actes de procédure.

ESIGN précise aussi que ses règles ne permettent pas de remplacer les avis suivants aux consommateurs par des versions électroniques : les avis d'interruption des services publics; les avis de défaut, de déchéance du terme, de reprise de possession, de saisie ou d'expulsion visant une résidence principale; les avis d'annulation ou de résiliation d'une assurance maladie ou vie; les avis de rappel de produits liés à la santé ou à la sécurité; et les documents qui doivent accompagner des matières dangereuses.

Les exclusions de l'UETA sont semblables, mais pas identiques. Elle ne vise pas les testaments, les codicilles et les fiducies testamentaires, ni la majeure partie du Uniform Commercial Code. Les États ajoutent parfois leurs propres exclusions lorsqu'ils l'adoptent; vérifiez donc la version en vigueur dans votre État.

Notarisation et documents réglementés

ESIGN et UETA permettent tous deux que la signature d'un notaire soit électronique, mais ils ne remplacent pas le droit notarial. De nombreux États ont maintenant des lois sur la notarisation en ligne à distance qui établissent leurs propres règles en matière de vérification d'identité, d'enregistrement et de plateformes approuvées. Si un document doit être notarié, suivez les règles notariales de votre État.

Certains secteurs ajoutent des exigences en plus d'ESIGN. Les entreprises dont les dossiers relèvent des règles de la FDA prévues au 21 CFR Part 11 ont besoin de contrôles précis pour les dossiers et les signatures électroniques. Les sociétés de services financiers peuvent être soumises à des règles de tenue de dossiers imposées par leurs organismes de réglementation. eSora Sign ne prétend pas satisfaire à lui seul à ces règles sectorielles. Si vous travaillez dans un secteur réglementé, examinez votre processus avec votre équipe de conformité.

Preuve et tenue de dossiers

L'article 12 de l'UETA prévoit que, si une loi exige la conservation d'un dossier, un dossier électronique satisfait à cette exigence s'il reflète fidèlement l'information et demeure accessible pour consultation ultérieure. C'est une norme pratique : conservez le fichier final, gardez-le lisible et soyez en mesure de démontrer qu'il n'a pas été modifié.

Lors d'un différend, les questions sont presque toujours les mêmes. Qui a signé? Comment le savez-vous? Qu'a-t-on signé exactement? Quand? eSora Sign y répond avec un certificat d'achèvement pour chaque document, un journal des événements avec les heures, les adresses IP et les appareils, un sceau d'intégrité, un horodatage certifié avec les forfaits payants et les empreintes SHA-256 du fichier final. Vous pouvez les télécharger ensemble sous forme de dossier de preuve.

Une liste de contrôle rapide pour les expéditeurs américains

Confirmez que le type de document ne figure pas sur une liste d’exclusions dans votre État.

Si vous envoyez des documents à des consommateurs et qu'une autre loi exige un avis écrit, fournissez les divulgations prévues par l'ESIGN et recueillez le consentement.

Choisissez une vérification d’identité adaptée au risque : code par courriel pour la plupart des documents, code par texto ou code d’accès pour les plus sensibles.

Conservez ensemble le PDF signé, le certificat et le journal des événements, et définissez une règle de conservation qui correspond à vos obligations de tenue de registres.