Pourquoi les vérifications d'identité sont importantes
Lorsqu'une personne signe un document, deux questions comptent par la suite : la bonne personne a-t-elle signé, et pouvez-vous le démontrer? La vérification d'identité est l'étape qui relie un signataire à un élément que vous pouvez désigner, comme une boîte de réception, un numéro de téléphone, un code que vous avez communiqué par téléphone ou une pièce d'identité délivrée par un gouvernement.
Aucune vérification ne convient à tout. Une vérification plus rigoureuse vous donne de meilleures preuves, mais chaque étape ajoutée est un endroit de plus où un signataire peut rester bloqué. Le but est de choisir la vérification la plus légère qui fournit tout de même les preuves dont le document a besoin.
Les cinq vérifications dans eSora Sign
Code par courriel. C'est l'option par défaut sur tous les forfaits. Lorsque le signataire ouvre le lien, nous envoyons un code à 6 chiffres à son adresse courriel. Le code est valide pendant 10 minutes. Il prouve que le signataire avait accès à cette boîte de réception au moment de la signature. La plupart des signataires terminent cette étape en quelques secondes.
Code par texto. Offert avec le forfait Premium et plus. Nous envoyons un code au numéro de téléphone que vous entrez pour le signataire. Cela prouve l'accès à ce téléphone au moment de la signature. Comme le courriel et le téléphone sont des canaux distincts, l'utilisation du texto signifie qu'une personne qui a accédé au courriel d'un signataire ne pourrait toujours pas signer.
Code d'accès. Offert avec Premium et les forfaits supérieurs. Vous choisissez un code et le donnez vous-même au signataire, par téléphone, en personne ou dans un message distinct. Le signataire doit le saisir pour ouvrir le document. Cette méthode fonctionne bien lorsque vous connaissez déjà la personne et pouvez lui transmettre le code par un canal de confiance.
Pièce d'identité avec photo et égoportrait. Offerte avec le forfait Entreprise, ou en option avec le forfait Équipes. Le signataire prend en photo une pièce d'identité délivrée par le gouvernement et un égoportrait. Nous vérifions que la pièce d'identité semble authentique et que le visage correspond. C'est la vérification la plus robuste et celle qui impose le plus de friction, alors réservez-la aux documents qui en ont besoin.
Connexion d’entreprise. Pour les signataires au sein de votre propre organisation. Si votre espace de travail utilise l’authentification unique, les signataires internes se connectent avec leur compte d’entreprise avant de signer. Cela relie la signature à votre fournisseur d’identité et à ses propres contrôles de sécurité.
Une façon simple de décider
Posez trois questions sur le document.
D'abord, que se passe-t-il si la mauvaise personne signe? Si la réponse est un inconvénient mineur, un code par courriel suffit. Si cela signifie qu'il y a un transfert d'argent, qu'un bien change de mains ou que quelqu'un renonce à un droit, utilisez une vérification plus rigoureuse.
Ensuite, à quel point connaissez-vous le signataire? S'il s'agit d'un client ou d'un employé existant et que vous avez un numéro de téléphone vérifié, le code par texto ou un code d'accès est simple. S'il est nouveau pour vous et que les enjeux sont élevés, la pièce d'identité avec photo peut en valoir la peine.
Troisièmement, quelqu'un d'autre fixe-t-il la règle? Certains prêteurs, assureurs, organismes de réglementation ou cocontractants exigent une vérification précise. Le cas échéant, suivez-la.
Vérifications suggérées par type de document
Ententes de confidentialité, conditions de vente, formulaires d'inscription des fournisseurs, accusés de réception des politiques internes : code par courriel.
Offres d'emploi et formulaires RH : code par courriel pour la plupart, code par texto si le poste est de haut niveau ou si le document comprend des renseignements sur la paie ou des coordonnées bancaires.
Baux et renouvellements de bail : code par texto, car les locataires partagent souvent leur compte de courriel avec leur famille.
Lettres de mission pour les comptables et les avocats : code par texto ou code d’accès communiqué lors d’un appel.
Documents de prêt, garanties, conventions d'achat importantes : code par texto avec code d'accès, ou pièce d'identité avec photo et égoportrait.
Résolutions du conseil d’administration et approbations internes : connexion d’entreprise pour les administrateurs qui sont membres du personnel, et texto pour les administrateurs externes.
Renonciations de bénévoles et inscriptions à des événements au moyen d'un lien de signature public : code par courriel. Habituellement, vous ne connaissez pas le signataire à l'avance, et une vérification légère permet à la file d'avancer.
Combiner les vérifications
Vous pouvez utiliser plus d'une vérification pour un même signataire. Une combinaison courante est un code par courriel et un code d'accès. Le code par courriel prouve l'accès à la boîte de réception, et le code d'accès prouve que la personne est bien celle à qui vous avez parlé. Une autre combinaison est le texto et la pièce d'identité avec photo, pour les documents où vous devez savoir que la personne est bien celle qu'elle prétend être, et pas seulement qu'elle a un téléphone en main.
Vous pouvez aussi définir des vérifications différentes pour différents signataires d'un même document. Un client peut utiliser un code par texto, tandis qu'un membre de votre équipe signe avec la connexion de l'entreprise.
Erreurs courantes à éviter
Utiliser un numéro de téléphone que vous n'avez pas confirmé. Un code par texto ne vaut que ce que vaut le numéro. Si vous copiez un numéro tiré d'une ancienne signature de courriel, vous risquez d'envoyer le code à quelqu'un d'autre.
Envoyer le code d'accès dans le même courriel que le lien de signature. Cela va à l'encontre du but recherché. Communiquez-le par téléphone, en personne ou par un autre canal.
Exiger une pièce d’identité avec photo par défaut. Cela prend du temps et entraîne la collecte de données personnelles sensibles. Bien des signataires abandonneront un simple formulaire si on leur demande une photo de passeport. Utilisez-la lorsque le document l’exige.
Oublier les personnes qui partagent des appareils ou des boîtes de réception. Les familles partagent souvent un compte de courriel. Si deux personnes d'un même ménage doivent signer, donnez à chacune une vérification distincte, comme un texto envoyé à son propre téléphone.
Ce que le certificat consigne
Quel que soit votre choix, le certificat d'achèvement énumère chaque vérification réussie par chaque signataire, le moment où elle l'a été, ainsi que l'appareil et l'adresse IP utilisés. Si vous avez utilisé le texto, il indique les derniers chiffres du numéro de téléphone. Si vous avez utilisé la pièce d'identité avec photo, le dossier de preuves comprend le résultat de la vérification. C'est ce que vous montreriez si l'on vous demandait un jour comment vous saviez qui a signé.
Définir une valeur par défaut raisonnable
Les administrateurs de l'espace de travail peuvent définir une vérification par défaut dans Paramètres, afin que tous les membres de l'équipe partent du même point. Bien des équipes définissent le code par courriel comme valeur par défaut et activent le texto pour certains modèles, comme les baux ou les formulaires financiers. Ainsi, personne n'a à se rappeler de relever le niveau quand c'est important, et les documents simples restent simples.
Cet article contient des renseignements généraux, et non des conseils juridiques.