Commencez petit, mais commencez
La plupart des petites équipes ne passent pas à la signature électronique d'un seul coup. Elles commencent par un document pénible, constatent que ça fonctionne, puis migrent le reste. C'est une bonne approche. Cette liste de vérification vous guide dans la transition, dans un ordre logique. Vous pouvez faire le premier document en un après-midi et le reste en quelques semaines.
1. Dressez la liste des documents que vous signez aujourd'hui
Prenez une demi-heure pour dresser une liste simple. Pour chaque document, notez qui l'envoie, qui le signe, à quelle fréquence et ce qu'il en advient ensuite. Pour une petite entreprise, on y trouve couramment les lettres d'offre, les contrats d'entrepreneur, les ententes de confidentialité, les contrats clients, les soumissions, les bons de commande, les formulaires de consentement, les baux et les attestations de politiques.
Repérez ceux qui causent le plus de problèmes aujourd'hui. Il peut s'agir du document que vous envoyez le plus souvent, de celui qui se perd toujours, ou de celui qui retarde les revenus parce que les clients mettent une semaine à l'imprimer, le signer et le numériser.
2. Vérifiez quels documents peuvent être signés électroniquement
La plupart des documents d'affaires peuvent être signés électroniquement au Canada, aux États-Unis et dans l'UE. Quelques-uns ne le peuvent pas, ou exigent des étapes supplémentaires. Les testaments, certaines procurations, certains documents de transfert immobilier, les effets négociables et certains documents de droit de la famille exigent souvent le papier, des témoins ou un notaire, selon l'endroit où vous vous trouvez.
Passez votre liste en revue et signalez tout ce qui appartient à ces catégories. Conservez ces documents sur papier pour l'instant et consultez un avocat en cas de doute. Tout le reste peut migrer.
3. Choisissez votre premier document
Choisissez un document à volume élevé et à faible risque. Une entente de confidentialité, une entente d’entrepreneur ou un accusé de réception de politique est idéal. Évitez de commencer par votre contrat le plus complexe.
Configurez-le comme modèle dans eSora Sign. Téléversez le fichier, ajoutez des rôles comme Client ou Employé, placez les champs et ajoutez des variables pour les détails qui changent chaque fois. Envoyez-le d'abord à vous-même et à un collègue.
4. Choisissez des valeurs par défaut judicieuses
Avant que d’autres personnes commencent à envoyer, définissez les valeurs par défaut de l’espace de travail pour que tout le monde parte du même point. Les administrateurs peuvent le faire dans Paramètres.
Vérification d'identité : code par courriel pour la plupart des documents. Activez le code par texto ou le code d'accès pour les modèles précis qui exigent davantage.
Rappels : premier après 2 jours, répétition tous les 4 jours, arrêt après 3, avec les heures calmes activées pour que les rappels partent à 9 h selon le fuseau horaire du signataire les jours de semaine.
Expiration : 14 ou 30 jours pour la plupart des documents.
Image de marque : ajoutez votre logo, vos couleurs et le nom d’expéditeur que les signataires verront dans les courriels, pour qu’ils reconnaissent que la demande vient de vous.
5. Configurez votre équipe
Invitez les personnes qui enverront des documents. Donnez à chacune le bon rôle. Les administrateurs gèrent les paramètres, la facturation et l'équipe. Les expéditeurs envoient et gèrent leurs propres documents. Les lecteurs peuvent voir les documents, mais ne peuvent pas en envoyer. Commencez avec moins d'administrateurs que vous ne le pensez nécessaire.
Si certains documents doivent être approuvés avant d'être envoyés, définissez une règle d'approbation. Par exemple, les contrats de plus de 10 000 $ doivent être approuvés par les Finances avant que le client ne les reçoive.
6. Décidez où les dossiers sont conservés
Les dossiers papier avaient leur place : un classeur, une boîte, un lecteur partagé de numérisations. Décidez dès maintenant la même chose pour les documents signés. Vous pouvez notamment les conserver dans eSora Sign dans des dossiers avec des étiquettes, les télécharger dans votre propre système de gestion documentaire, ou les deux.
Définissez des règles de conservation qui correspondent à vos obligations. Les dossiers d'emploi, les documents fiscaux et les dossiers clients ont souvent des durées de conservation minimales. Notez votre choix pour que la personne suivante le connaisse.
Quel que soit votre choix, conservez le PDF signé original. Ne l'imprimez pas pour le numériser de nouveau et ne l'enregistrez pas de nouveau dans un éditeur. Le sceau d'intégrité et l'empreinte restent ainsi intacts.
7. Informez les personnes qui signent
Vos signataires n'ont rien de particulier à faire. Ils ne paient rien, ne créent pas de compte et n'installent rien. Mais un court avis préalable aide, surtout pour les clients plus âgés ou les personnes habituées au papier. Une phrase dans votre prochain courriel suffit : « Dorénavant, nous vous enverrons les documents à signer par courriel. Vous pourrez signer sur votre téléphone ou votre ordinateur en quelques minutes. »
Pour les signataires qui préfèrent le français, la page de signature et les courriels sont offerts en français.
8. Formez votre équipe en une courte séance
Trente minutes suffisent pour la plupart des petites équipes. Expliquez comment envoyer un document à partir d'un modèle, comment suivre la progression dans l'historique, comment envoyer un rappel immédiatement, comment changer un destinataire, comment corriger un document en circulation et où vont les documents terminés. Demandez à chaque personne d'envoyer un document test à un collègue pendant la séance.
9. Migrez le reste, un document à la fois
Une fois le premier modèle fonctionnel, passez au document suivant de votre liste. Des modèles pour les documents récurrents, l'envoi en masse pour les documents envoyés à beaucoup de personnes à la fois, et des liens de signature publics pour les formulaires que tout le monde peut signer, comme les décharges ou les formulaires d'inscription.
Retirez la version papier à mesure que chaque document migre. Si les deux restent en usage, les gens continueront d'utiliser l'ancienne.
10. Bilan après un mois
Après un mois, examinez ce qui s’est passé. Quels documents prennent le plus de temps? Les signataires refusent-ils ou posent-ils des questions sur le même point? Les rappels fonctionnent-ils? De petits changements à un modèle, comme un message de courriel plus clair, moins de champs ou une expiration plus courte, font souvent une différence notable.
Vérifiez aussi auprès de votre équipe. Demandez ce qui est encore agaçant. C’est souvent quelque chose de facile à corriger, comme un modèle manquant ou un paramètre par défaut qui ne convient pas à un type de document.
Une remarque sur le coût
Vous pouvez essayer tout cela avec le forfait Gratuit, qui comprend 3 documents par mois avec un certificat pour chaque document. Quand il vous en faut plus, Premium comprend un nombre illimité de documents et de signataires, et Équipes ajoute les modèles partagés, les rôles, les approbations et l'envoi en masse. Les signataires ne paient jamais.
Cet article contient des renseignements généraux, et non des conseils juridiques.