Pourquoi les documents restent en suspens
Lorsqu'un document reste non signé, c'est rarement parce que le signataire a refusé. Le plus souvent, le courriel est arrivé à un mauvais moment, s'est retrouvé enfoui sous d'autres messages ou a été ouvert sur un téléphone dans un corridor et remis à plus tard. Et plus tard n'est jamais venu.
Un rappel règle ce problème. Mais la frontière est mince entre une relance utile et du harcèlement. Trop de rappels, ou des rappels à 23 h un samedi, et les gens finissent par en vouloir à l'expéditeur. Trop peu, et le document reste bloqué. Ce guide explique le calendrier que nous recommandons et les paramètres qui le rendent efficace.
Le modèle des 2 et 4 jours
Notre réglage par défaut recommandé est simple : envoyer le premier rappel 2 jours après l'envoi du document, puis le répéter tous les 4 jours, et arrêter après 3 rappels.
Deux jours donnent au signataire une chance raisonnable de donner suite au courriel initial. La plupart des personnes qui vont signer rapidement le font dans les premiers jours. Celles qui n'ont pas encore signé à ce moment-là ont probablement perdu le document de vue; un rappel est alors bienvenu plutôt qu'insistant.
Ensuite, tous les 4 jours constitue un rythme serein. C’est souvent assez pour que le document ne soit pas oublié pendant des semaines, et assez espacé pour que le signataire ne se sente pas harcelé. Arrêter après 3 rappels limite le total à quatre courriels, en comptant le premier. Si une personne n’a toujours pas signé après cela, un courriel automatique ne la fera pas changer d’avis. Il est temps de passer un coup de fil.
Vous pouvez modifier chacun de ces nombres. Premier rappel après N jours, répéter tous les N jours et arrêter après N rappels se trouvent tous à l'étape Envoyer, sous Rappels et expiration. L'aperçu affiche les dates réelles avant l'envoi.
Heures calmes : 9 h selon le fuseau horaire du signataire
Un rappel qui arrive à 6 h ou tard le soir est facile à ignorer et facile à mal prendre. Lorsque les heures calmes sont activées, eSora Sign envoie les rappels à 9 h, selon le fuseau horaire du signataire. Si vous êtes à Toronto et que votre signataire est à Vancouver, son rappel arrive à 9 h, heure du Pacifique, et non à 9 h, heure de l'Est.
C'est à neuf heures du matin que la plupart des gens sont à leur bureau et traitent leurs courriels. Un rappel envoyé à ce moment se trouve près du haut de la boîte de réception lorsqu'ils s'assoient.
Jours de semaine seulement
Les heures calmes empêchent aussi les rappels la fin de semaine. Si un rappel devait tomber un samedi ou un dimanche, il attend jusqu'au lundi à 9 h. Les gens sont moins susceptibles de donner suite à un courriel professionnel la fin de semaine, et un rappel le samedi peut sembler intrusif, surtout pour des documents personnels comme des baux ou des lettres d'offre.
Voici ce que cela donne en pratique. Vous envoyez un document un lundi après-midi. Le premier rappel est prévu 2 jours plus tard; il part donc le mercredi à 9 h. Le suivant est prévu 4 jours après, soit un dimanche; il attend donc et part le lundi à 9 h. Le troisième est prévu le vendredi et part le vendredi à 9 h. Cela fait quatre courriels sur une dizaine de jours ouvrables, tous à une heure raisonnable.
Fixer une date d'expiration
Les rappels fonctionnent mieux avec une échéance. Une date d'expiration indique aux signataires quand le document sera fermé, et les courriels de rappel la mentionnent. Les échéances donnent aux gens une raison d'agir maintenant plutôt que plus tard.
Pour la plupart des documents, une expiration de 14 à 30 jours est raisonnable. Les documents urgents, comme une soumission dont le prix est valide pendant une semaine, devraient expirer plus tôt. Lorsqu'un document expire, les signataires ne peuvent plus l'ouvrir et vous recevez une notification pour décider s'il faut le renvoyer.
Horaires différents selon les personnes
Tous les signataires n'ont pas besoin du même traitement. Un cadre supérieur qui signe tout à la fin de la semaine n'a peut-être besoin que d'un seul rappel. Une nouvelle recrue impatiente de commencer n'en a probablement besoin d'aucun.
eSora Sign vous permet de définir des calendriers par personne. Ouvrez le destinataire à l'étape Envoyer et modifiez les paramètres de rappel pour cette personne seulement. Si un signataire vous a dit qu'il est en voyage jusqu'à jeudi, vous pouvez reporter son premier rappel sans changer celui des autres.
Quand envoyer un rappel maintenant
Parfois, vous savez qu'un signataire est prêt. Vous venez de raccrocher après un appel où il a dit qu'il signerait cet après-midi. Plutôt que d'attendre l'horaire, ouvrez le document et choisissez Envoyer un rappel maintenant. Il part immédiatement, sans tenir compte des heures calmes, puisque c'est vous qui avez choisi de l'envoyer. L'horaire automatique se poursuit ensuite.
Rédigez un meilleur premier courriel
Le meilleur rappel est celui dont on n'a jamais besoin. Un premier courriel clair permet de faire signer davantage de documents du premier coup. Dites ce qu'est le document, pourquoi il est important et quand vous en avez besoin. Soyez bref. Par exemple : « Voici le renouvellement de votre bail pour le 14, rue Elm. Veuillez le signer d'ici vendredi afin que nous puissions confirmer votre nouvelle durée. »
eSora Sign vous permet de modifier l'objet et le message à l'étape Envoyer et d'en afficher un aperçu en anglais et en français. Les liens dans votre message sont désactivés, de sorte que les signataires ne cliquent que sur le bouton de signature sécurisé.
Définir les valeurs par défaut de l'espace de travail
Les administrateurs peuvent établir un calendrier de rappels pour l'ensemble de l'espace de travail dans Paramètres. Nous suggérons 2 jours, puis tous les 4 jours, arrêt après 3 rappels, avec les heures calmes activées. Les expéditeurs peuvent toujours le modifier pour chaque document, mais partir d'une bonne valeur par défaut garantit que personne n'oublie d'activer les rappels.
Cet article contient des renseignements généraux, et non des conseils juridiques.