Signer sur un téléphone : concevoir pour le signataire

Votre signataire est probablement sur un téléphone

Lorsque vous envoyez un document, vous êtes habituellement à un bureau, devant un grand écran. Votre signataire, souvent, ne l'est pas. Il ouvre le courriel sur un téléphone, entre deux réunions, dans l'autobus ou debout dans une cuisine. Si le document est difficile à lire ou si les champs sont difficiles à toucher, il le remet à plus tard. Beaucoup n'y reviennent jamais.

eSora Sign est conçu pour qu'une signature typique prenne environ 3 minutes sur un téléphone. Le signataire n'a besoin ni d'un compte ni d'une application. Mais le document que vous envoyez façonne tout de même l'expérience. Ce guide présente les choix qui font la plus grande différence.

Ce que voit le signataire

Sur un téléphone, eSora Sign guide le signataire d'un champ à l'autre. Une barre au bas de l'écran indique le nombre de champs restants et l'amène au suivant. Il peut zoomer sur la page, taper ou dessiner sa signature, et enregistrer pour terminer plus tard s'il doit trouver de l'information. Si quelque chose n'est pas clair, il peut vous poser une question sans quitter la page. S'il n'est pas la bonne personne, il peut transmettre le document à quelqu'un d'autre. S'il n'est pas d'accord, il peut refuser et vous dire pourquoi.

Les signataires peuvent passer la page en anglais ou en français et activer des options d'accessibilité : texte plus grand, contraste élevé et vue pour lecteur d'écran qui présente les champs sous une forme simple et linéaire.

Moins de champs, de meilleurs champs

Chaque champ, c'est un toucher de plus. Avant d'envoyer, demandez-vous si chaque champ est nécessaire. Si vous connaissez déjà le nom, le courriel ou l'entreprise du signataire, préremplissez ces champs et mettez-les en lecture seule. Le signataire voit la valeur, mais n'a pas à la taper.

Utilisez le bon type de champ. Un champ de date ouvre un sélecteur de date. Une liste déroulante évite la saisie. Une case à cocher est plus rapide que de taper « oui ». Un champ numérique fait apparaître le clavier numérique sur un téléphone. Chacun de ces choix fait gagner du temps au signataire et réduit les erreurs.

Utilisez la validation pour les éléments qui ont un format. eSora Sign peut vérifier qu'un champ de texte ressemble à une adresse courriel, à un numéro de téléphone, à un nombre ou à un code postal canadien. Le signataire voit immédiatement un message clair, au lieu que vous découvriez l'erreur plus tard.

N'afficher que ce qui s'applique

Les longs formulaires contiennent souvent des sections qui ne s'appliquent qu'à certaines personnes. Au lieu de demander à tout le monde de les sauter, utilisez Afficher seulement si. Par exemple, affichez Heures par semaine seulement si Type d'emploi est Temps partiel, ou affichez Nom du conjoint seulement si État civil est Marié. Les signataires ne voient que ce qui les concerne, et le formulaire paraît plus court parce qu'il l'est.

Rendez le document lisible

Un PDF conçu pour du papier format lettre peut être difficile à lire sur un écran de 6 pouces. Quelques habitudes peuvent aider.

Utilisez une police claire de taille normale. Un texte de onze ou douze points est lisible lorsqu'on l'agrandit. Un texte juridique de huit points ne l'est pas.

Évitez les petits tableaux comportant de nombreuses colonnes. Si vous avez besoin d’un tableau, limitez-le à quelques colonnes, ou divisez-le en rangées.

Placez les champs au bon endroit. Placez chaque champ à côté du texte auquel il se rapporte, avec assez d'espace autour pour le toucher. Les champs coincés dans des cellules de tableau étroites sont difficiles à atteindre avec un doigt.

Placez les champs de signature à des endroits naturels, habituellement à la fin d'une section, et non au milieu d'un paragraphe.

Si vous envoyez des fichiers Word, PowerPoint ou Excel, vérifiez le PDF converti avant l'envoi. eSora Sign convertit tout en PDF, et l'aperçu montre exactement ce que les signataires verront.

Pièces jointes prises avec l’appareil photo

Si vous avez besoin d'un document du signataire, comme un chèque annulé, un certificat ou une photo de pièce d'identité pour vos dossiers, utilisez un champ Pièce jointe. Sur un téléphone, le signataire peut prendre une photo directement. C'est bien plus simple que de lui demander de numériser un document et de l'envoyer séparément par courriel. Ne demandez que les pièces jointes dont vous avez réellement besoin et limitez au minimum les images sensibles.

Gardez les vérifications d'identité légères

Le code par courriel est la vérification la plus simple sur un téléphone, car le code arrive dans l’application que le signataire utilise déjà. Le code par texto est presque aussi simple, et de nombreux téléphones le remplissent automatiquement. Le code d’accès exige que le signataire se souvienne d’un code que vous lui avez donné ou le retrouve; prévenez-le donc à l’avance. La pièce d’identité avec photo accompagnée d’un égoportrait fonctionne bien avec l’appareil photo d’un téléphone, mais ajoute une minute ou deux; réservez-la aux documents qui l’exigent.

Écrivez pour un petit écran

Le message de votre courriel compte davantage sur un téléphone, parce que le signataire le lit avant de décider s'il signe maintenant ou plus tard. Placez l'essentiel en premier : ce qu'est le document et quand vous en avez besoin. Limitez-vous à deux ou trois phrases. Un message clair comme « Votre lettre d'offre pour le poste de Vendeur en magasin. Veuillez signer d'ici jeudi. » fonctionne mieux que trois paragraphes de contexte.

En personne, sur votre appareil

Parfois, le signataire est juste devant vous. Un entrepreneur sur le chantier, un patient à la réception, un client au comptoir. Utilisez le rôle En personne et tendez-lui votre téléphone ou votre tablette. Il signe sur votre appareil, et le dossier indique que la signature a eu lieu en personne, avec l'appareil et l'heure. Tout le reste, y compris le certificat, fonctionne de la même façon.

Essayez-le vous-même

La chose la plus utile à faire est de vous envoyer le document à vous-même et de le signer sur votre propre téléphone avant de l'envoyer à qui que ce soit. Remarquez où vous devez zoomer, quels champs sont difficiles à toucher et tout ce que vous avez dû lire deux fois. Corrigez ces éléments, et chaque signataire après vous aura la tâche plus facile.