Le problème quand on procède un par un
Imaginez un détaillant ou une entreprise de logistique qui se prépare à sa période de pointe. Deux cents nouveaux employés ont besoin d'une lettre d'offre d'ici vendredi. Chaque lettre a la même structure, mais des détails différents : nom, poste, date d'entrée en fonction, taux de rémunération, lieu de travail, gestionnaire. Faites une à une, chaque lettre prend plusieurs minutes à préparer, à vérifier et à envoyer. Cela représente des jours de travail, et chaque copier-coller est une occasion de mettre le mauvais taux de rémunération sur la mauvaise lettre.
Avec les modèles et l'envoi en masse d'eSora Sign, tout cela se résume à une configuration et à un envoi. L'envoi en masse fait partie du forfait Équipes et des forfaits supérieurs. Ce récit d'utilisation présente les étapes.
Étape 1 : créer le modèle une seule fois
Partez de votre lettre d'offre standard. Téléversez-la comme nouveau modèle depuis la page Modèles. Les fichiers Word et les PDF fonctionnent tous les deux.
Ajoutez des rôles au lieu de personnes nommées. Pour une lettre d'offre, vous pourriez en avoir deux : Candidat, qui signe, et Gestionnaire d'embauche, qui approuve d'abord. Les rôles sont des espaces réservés. Lors de l'envoi, chaque rôle est attribué à une personne réelle.
Ajoutez des variables pour chaque détail qui change. Les variables sont des champs nommés que vous remplissez une seule fois et qui apparaissent partout où vous les placez. Par exemple, créez des variables appelées first_name, role_title, start_date, hourly_rate, location et manager_name. Placez-les dans le document partout où ces détails apparaissent. Si la date d'entrée en fonction figure dans le paragraphe d'introduction et de nouveau dans le tableau récapitulatif, placez la même variable aux deux endroits. Remplissez-la une fois et elle se remplit partout.
Ajoutez ensuite les champs que la personne candidate remplit : signature, date de signature et tout champ de texte ou case à cocher dont vous avez besoin, comme une personne à joindre en cas d'urgence ou la confirmation qu'elle a lu le guide des politiques. Marquez les champs importants comme Obligatoire.
Étape 2 : définir les règles dans le modèle
Les paramètres que vous définissez dans le modèle s'appliquent à chaque document envoyé à partir de celui-ci, ce qui vous évite de vérifier 200 envois un par un.
Vérification d'identité : un code par courriel suffit généralement pour les lettres d'offre. Si la lettre comprend des coordonnées bancaires pour la paie, envisagez un code par texto.
Rappels : premier après 2 jours, puis tous les 4, arrêt après 3, avec les heures calmes activées pour que les rappels joignent les candidats à 9 h, heure locale, les jours de semaine.
Expiration : fixez une expiration qui correspond à la date limite de votre offre, par exemple 7 jours.
Approbations : si votre espace de travail comporte une règle d’approbation, par exemple les lettres au-delà d’un certain taux de rémunération qui doivent être approuvées par un responsable des RH, elle s’applique automatiquement.
Enregistrez le modèle. Si vous le partagez avec votre équipe, les autres expéditeurs peuvent utiliser la même version approuvée. Les modèles sont versionnés : si les RH mettent à jour la formulation le mois prochain, l'ancienne version reste au dossier pour les lettres déjà envoyées.
Étape 3 : préparer la feuille de calcul
L’envoi en masse lit un fichier CSV. Chaque rangée correspond à un document. Chaque colonne correspond soit au nom ou au courriel d’un rôle, soit à une variable.
Une disposition propre ressemble à ceci : candidate_name, candidate_email, candidate_phone, manager_name, manager_email, first_name, role_title, start_date, hourly_rate, location.
Quelques conseils vous éviteront des ennuis plus tard. Utilisez un seul format de date dans tout le fichier. Vérifiez que chaque adresse courriel est réelle et complète. Supprimez les lignes vides au bas du fichier. Si vous utilisez les textos, incluez les numéros de téléphone avec l'indicatif de pays. Exportez la feuille en CSV à partir d'Excel ou de Google Sheets.
Étape 4 : associer les colonnes et vérifier
Ouvrez le modèle et choisissez Envoi en masse. Téléversez le fichier CSV. eSora Sign affiche chaque colonne et vous demande de l'associer à un rôle ou à une variable. Les colonnes qui portent le même nom que vos variables sont associées automatiquement.
Avant que quoi que ce soit ne parte, révisez. L’aperçu montre les premiers documents entièrement remplis, pour que vous puissiez lire une vraie lettre avec de vrais renseignements. Cherchez les problèmes de mise en forme, comme un taux de rémunération affichant trop de décimales ou une date dans le mauvais format. Les rangées auxquelles il manque des valeurs obligatoires ou qui contiennent des adresses courriel non valides sont signalées pour que vous puissiez les corriger dans la feuille et téléverser de nouveau.
Pour plus d'assurance, envoyez-le-vous d'abord. Mettez votre propre adresse dans un fichier CSV d'une seule ligne et faites un essai. Cela prend deux minutes et évite les surprises.
Étape 5 : envoyer, maintenant ou plus tard
Choisissez Envoyer maintenant, ou Envoyer plus tard pour planifier le lot à une heure précise. La planification est utile si vous voulez que les lettres arrivent le lundi à 9 h plutôt que tard un vendredi.
Chaque personne reçoit son propre document, son propre lien de signature et ses propres rappels. Personne ne voit les coordonnées des autres. Si l'approbation d'un gestionnaire d'embauche fait partie du modèle, chaque gestionnaire reçoit d'abord les lettres de ses propres candidats.
Étape 6 : suivre le lot
Le lot apparaît dans votre boîte de réception sous forme de groupe. Vous voyez d'un coup d'œil combien de documents sont signés, en attente, refusés ou expirés, et vous pouvez ouvrir n'importe quel document pour consulter son historique.
Si le courriel d'une personne candidate a été retourné, utilisez Changer de destinataire sur ce document. Son ancien lien cesse de fonctionner et la nouvelle adresse en reçoit un nouveau. Si vous repérez une erreur dans une lettre, utilisez Corriger pour la rectifier pendant que le document est en circulation, sans renvoyer tout le lot. Si une personne candidate refuse, vous voyez sa raison.
Lorsque les documents sont terminés, chaque PDF signé a son propre certificat d'achèvement. Vous pouvez exporter la liste des documents terminés ou les classer dans un dossier avec des étiquettes comme Embauches saisonnières et le mois.
Utiliser plutôt l'API
Si votre système d'embauche peut appeler une API, vous pouvez vous passer du fichier CSV. L'API REST eSora Sign peut envoyer à partir d'un modèle dont les variables sont remplies, et des webhooks signés avec HMAC-SHA256 avisent votre système lorsque chaque document est signé. Le forfait Équipes comprend 500 appels d'API par mois. Des volumes plus importants sont offerts avec Entreprise.
Pas seulement des lettres d'offre
La même approche fonctionne pour tout ce qui est envoyé à de nombreuses personnes avec de légères différences : accusés de réception de politiques, renouvellements annuels de contrats, formulaires de consentement pour un programme, mises à jour du code de conduite des fournisseurs ou renouvellements de baux dans tout un immeuble. Créez-le une fois, vérifiez-le une fois, envoyez-le une fois.
Cet article contient des renseignements généraux, et non des conseils juridiques.