Ce que prouve un certificat d'achèvement

La dernière page de chaque document signé

Lorsque la dernière personne signe, eSora Sign scelle le document et ajoute un certificat d'achèvement comme dernière page. Tous les forfaits en comprennent un, y compris le forfait Gratuit. Il s'agit d'un court résumé de la façon dont le document a été signé : qui a participé, comment chaque personne a été vérifiée, ce qui s'est passé et quand, ainsi qu'un moyen de confirmer que le fichier n'a pas été modifié.

Le certificat n'est pas décoratif. C'est la première chose à consulter si quelqu'un demande un jour si une signature est authentique. Cet article présente son contenu et explique comment le lire.

Ce que le certificat indique

Détails du document. Le titre du document, l'ID du dossier, le nombre de pages, ainsi que la date d'envoi et d'achèvement de la demande. L'ID du dossier est une référence unique que vous pouvez utiliser pour retrouver le document sur la page Vérifier.

Expéditeur. Qui a envoyé la demande, depuis quel espace de travail et à quel moment.

Chaque participant. Pour chaque signataire et approbateur : son nom, son adresse courriel, son rôle et l'ordre dans lequel il a agi. Si quelqu'un a transmis le document à une autre personne, le certificat indique les deux personnes et le moment du transfert.

Vérifications d'identité. Chaque vérification réussie par chaque personne, comme le code par courriel, le code par texto, le code d'accès, la pièce d'identité avec photo ou la connexion de l'entreprise, avec l'heure de sa réussite. Pour les vérifications par texto, les derniers chiffres du numéro de téléphone sont indiqués.

Consentement. L’heure à laquelle chaque signataire a accepté d’utiliser des documents et des signatures électroniques.

Événements de signature. Le moment où chaque personne a ouvert le document, l'a signé ou approuvé, ainsi que l'adresse IP et le type d'appareil pour chaque événement.

Empreintes. Une empreinte SHA-256 des pages du document signé. L'empreinte du fichier complet, certificat compris, est conservée dans le dossier de preuves, puisqu'une page ne peut pas contenir l'empreinte du fichier dans lequel elle se trouve. Une empreinte est une courte chaîne de lettres et de chiffres qui change complètement si même un seul caractère du fichier change.

Horodatage. L'horodatage certifié appliqué au moment où le document a été scellé, qui démontre que le fichier existait sous cette forme à ce moment-là.

Ce qu'il prouve

Pris ensemble, les éléments du certificat démontrent quatre choses qui comptent en cas de litige.

Intention. Chaque signataire a posé des gestes délibérés : il a accepté de signer électroniquement, a ouvert le document, a apposé sa signature et a confirmé. Cette séquence montre son intention de signer.

Attribution. Chaque signataire a réussi une ou plusieurs vérifications liées à une adresse courriel, un téléphone, un code ou une pièce d’identité. Cela relie la signature à une personne d’une manière que vous pouvez expliquer.

Intégrité. L'empreinte, le sceau d'intégrité et l'horodatage certifié montrent que le PDF n'a pas été modifié depuis sa signature. Si quelqu'un modifie le fichier, le sceau est rompu et l'empreinte ne correspond plus.

Séquence. Le journal des événements montre ce qui s'est passé et dans quel ordre, avec les heures et les appareils. Il est donc difficile pour quiconque de prétendre, par exemple, ne jamais avoir reçu le document.

Ce qu'il ne prouve pas

Il est tout aussi important d'en connaître les limites.

Le certificat ne prouve pas qu'un signataire a lu ou compris le document. Il montre qu'il l'a ouvert et signé. Si la compréhension est importante, par exemple dans un formulaire de consentement, assurez-vous que le document lui-même explique clairement les choses et envisagez d'ajouter une case que le signataire doit cocher pour confirmer qu'il a lu une section clé.

Il ne prouve pas l'identité au-delà des vérifications que vous avez choisies. Un code par courriel montre que le signataire avait accès à une boîte de réception. Il ne montre pas qui était au clavier. Si vous avez besoin d'une preuve plus solide, utilisez une vérification plus rigoureuse.

Il ne rend pas valide une entente qui ne l'est pas. Si un type de document doit être sur papier, ou exige un témoin ou un notaire, un certificat n'y change rien. Consultez nos articles sur le droit de la signature électronique au Canada, aux États-Unis et dans l'UE.

Il ne couvre pas ce qui se passe à l'extérieur d'eSora Sign. Si quelqu'un imprime le document et signe une copie papier, ou envoie une autre version par courriel, le certificat ne vaut que pour la copie passée par eSora Sign.

Le dossier de preuves

Le certificat est un résumé. Le dossier complet se trouve dans le dossier de preuves, que vous pouvez télécharger à partir de tout document terminé. Il s'agit d'un fichier ZIP scellé qui contient le PDF signé, le certificat d'achèvement, le journal complet des événements, le fichier téléversé d'origine, les preuves de consentement et les empreintes de chaque fichier.

Si une signature est un jour contestée, c'est ce lot qu'il faut remettre à votre avocat. Il contient tout ce qu'il faut pour montrer comment le document a été signé, sans que quiconque ait besoin d'accéder à votre compte eSora Sign.

Comment n'importe qui peut vérifier un certificat

Un certificat n'est utile que si d'autres peuvent s'y fier. C'est pourquoi eSora Sign offre une page Vérifier publique. Toute personne possédant une copie du PDF signé peut la déposer sur la page, ou saisir l'identifiant du dossier figurant sur le certificat, et voir si elle correspond à notre dossier. Aucun compte n'est nécessaire.

Si le fichier correspond, la page confirme l'identifiant du dossier, la date d'achèvement et les participants. S'il ne correspond pas, la page l'indique. Cela signifie généralement que le fichier a été modifié, réenregistré ou qu'il s'agit d'une autre version.

Qui reçoit une copie

Lorsqu'un document est terminé, chaque signataire et chaque personne ayant le rôle Reçoit une copie reçoivent le PDF signé avec le certificat joint. C'est important. Chaque partie détient le même fichier scellé : personne ne dépend de l'expéditeur pour produire le dossier plus tard, et toute partie peut vérifier sa copie sur la page Vérifier en tout temps.

Si le courriel d'un destinataire a changé pendant la signature, ou si un signataire a transmis le document à un collègue, le certificat le consigne aussi. Vous verrez le destinataire initial, le changement et l'heure à laquelle il a eu lieu.

Conserver l'original

Pour que le certificat conserve sa valeur, gardez le PDF signé original. Ne l'imprimez pas pour le numériser ensuite. Ne l'ouvrez pas dans un éditeur pour l'enregistrer de nouveau. Dans les deux cas, le fichier peut être modifié et l'empreinte invalidée, même si le texte semble identique. Conservez le fichier téléchargé tel quel, ou gardez-le dans eSora Sign selon une règle de conservation. Si vous devez le partager, partagez le fichier original ou un lien privé.