Entente d'intégration de fournisseur
La présente Convention d'intégration des fournisseurs (la « Convention ») est conclue en date du [Date d'entrée en vigueur] entre [Dénomination sociale de la Société], dont l'adresse est [Adresse de la Société] (la « Société »), et [Dénomination sociale du Fournisseur], exerçant ses activités sous le nom [Nom commercial du Fournisseur], dont l'adresse est [Adresse et code postal ou ZIP du Fournisseur] (le « Fournisseur »).
Contexte
Le Fournisseur souhaite fournir [des biens / des services / les deux] à la Société. Avant de passer des commandes, la Société a besoin de renseignements exacts sur le fournisseur et de l'accord du Fournisseur quant aux exigences de base de la Société. La présente Convention consigne ces renseignements et ces exigences.
1. Renseignements sur le fournisseur
Le Fournisseur confirme l'exactitude des renseignements suivants : dénomination sociale [Dénomination sociale du Fournisseur]; type d'entreprise [société par actions / société de personnes / entreprise individuelle]; territoire de constitution [Territoire]; numéro d'inscription aux fins de la taxe [Numéro d'inscription aux fins de la taxe, par exemple TPS/TVH, TVQ ou EIN américain]; personne-ressource principale [Nom, titre, courriel, téléphone]; courriel pour les avis de paiement [Courriel pour les avis de paiement].
Le Fournisseur fournira les formulaires fiscaux raisonnablement exigés par la Société, comme le formulaire W-9 ou W-8 aux États-Unis, ou une preuve d'inscription aux fins de la taxe de vente au Canada, et informera la Société, dans un délai de 10 jours, de toute modification des renseignements figurant au présent article.
2. Coordonnées bancaires et fraude au paiement
Le Fournisseur ne communiquera ses coordonnées bancaires qu'au moyen du formulaire d'intégration sécurisé de la Société, accompagné d'un chèque annulé ou d'une lettre de la banque. La Société ne paiera que dans le compte ainsi fourni.
Toute demande de modification des coordonnées bancaires doit être faite par écrit par un dirigeant autorisé du fournisseur et sera vérifiée par la Société par téléphone auprès d’une personne-ressource déjà inscrite au dossier avant de prendre effet. La Société n’est pas responsable des paiements effectués de bonne foi dans un compte confirmé selon ce processus, et le fournisseur avisera immédiatement la Société s’il soupçonne que son courriel ou ses systèmes ont été compromis.
3. Commandes et paiement
La Société n'achète qu'au moyen de bons de commande émis par du personnel autorisé ou dans le cadre d'une entente d'approvisionnement ou de services signée. Le Fournisseur ne livrera aucun bien et n'exécutera aucun service sans un numéro de bon de commande valide, et la Société n'est pas tenue de payer quoi que ce soit fourni sans un tel numéro.
Sauf indication contraire dans un bon de commande ou une autre entente signée, les achats sont régis par les conditions générales des bons de commande de la Société en vigueur au moment de la commande, et les factures sont payables dans les [Modalités de paiement] jours suivant la réception d'une facture exacte indiquant le numéro du bon de commande.
4. Assurance
Le Fournisseur maintiendra [une assurance responsabilité civile générale des entreprises d'au moins Montant par sinistre, une assurance responsabilité professionnelle d'au moins Montant s'il fournit des services professionnels, une assurance cyberrisques s'il traite des données de la Société, une assurance responsabilité automobile s'il utilise des véhicules pour la Société, et une protection contre les accidents du travail conformément à la loi], et fournira un certificat d'assurance avant la première commande et à chaque renouvellement.
5. Code de conduite et conformité
Le Fournisseur a reçu le code de conduite des fournisseurs de la Société, accessible à [Emplacement du code], qui porte sur l'éthique, les pratiques de travail, la santé et la sécurité ainsi que l'environnement, et s'y conformera.
Lutte contre la corruption. Le fournisseur n’offrira, ne versera, ne sollicitera ni n’acceptera aucun pot-de-vin, aucune commission occulte ni aucun paiement irrégulier, et respectera les lois applicables en matière de lutte contre la corruption, notamment la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers (Canada), le Code criminel (Canada) et la Foreign Corrupt Practices Act (États-Unis).
Sanctions et contrôle des exportations. Le fournisseur confirme que ni lui ni ses propriétaires ou administrateurs ne figurent sur une liste de sanctions tenue par le Canada, les États-Unis, les Nations Unies, l'Union européenne ou le Royaume-Uni, ni ne sont détenus ou contrôlés par une personne qui y figure, et il se conformera aux lois applicables sur le contrôle des exportations.
Travail forcé et travail des enfants. Le Vendeur n'aura pas recours au travail forcé ni au travail des enfants dans ses activités ni, sciemment, dans sa chaîne d'approvisionnement, prendra des mesures raisonnables pour cerner et gérer ces risques, et fournira les renseignements que la Société demande raisonnablement pour respecter ses obligations de déclaration, comme celles prévues par la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement du Canada.
Emploi et sécurité. Le Vendeur respectera les lois sur les normes d'emploi, sur les droits de la personne et sur la santé et la sécurité au travail qui s'appliquent à lui.
6. Conflits d'intérêts et cadeaux
Le Fournisseur confirme qu'à sa connaissance, aucun employé de la Société ni membre de sa famille immédiate ne détient d'intérêt financier dans le Fournisseur, sauf ce qui est déclaré ici : [Déclaration ou aucun]. Le Fournisseur n'offrira pas aux employés de la Société de cadeaux ou de marques d'hospitalité d'une valeur supérieure à [Montant] par personne par année, et informera promptement la Société de tout conflit qui survient.
7. Confidentialité
Le Fournisseur gardera confidentiels tous les renseignements non publics qu'il reçoit de la Société, y compris les prix, les plans et les renseignements sur les clients et les employés, et ne les utilisera que pour approvisionner la Société. Ces obligations demeurent en vigueur pendant [3] ans après la fin de la relation et, pour les secrets commerciaux et les renseignements personnels, aussi longtemps que la loi les protège.
8. Protection et sécurité des données
Si le Fournisseur accède aux systèmes de la Société ou traite des renseignements personnels pour la Société, il : traitera ces renseignements uniquement selon les instructions de la Société; les protégera au moyen de mesures de sécurité administratives, techniques et physiques appropriées; en limitera l'accès aux personnes qui en ont besoin; ne les transférera pas hors de [Pays ou région] sans le consentement écrit de la Société; avisera la Société dans les [72] heures suivant le moment où il prend connaissance d'un incident de sécurité les touchant; et les retournera ou les supprimera à la fin de la relation. Le Fournisseur remplira le questionnaire de sécurité de la Société sur demande et signera une entente de traitement des données lorsque la loi l'exige.
9. Vérification et registres
Le Fournisseur tiendra des registres exacts de ses opérations avec la Société pendant au moins [7] ans, ou plus longtemps si la loi l'exige, et permettra à la Société ou à ses vérificateurs d'y avoir raisonnablement accès moyennant un préavis raisonnable, au plus une fois par année, sauf si un problème important a été constaté.
10. Sous-traitants
Le Fournisseur ne peut sous-traiter aucune partie importante de son travail pour la Société sans consentement écrit préalable, et demeure responsable de tout sous-traitant auquel il fait appel.
11. Durée et résiliation
La présente Convention commence à la Date d'entrée en vigueur et se poursuit jusqu'à ce que l'une des parties y mette fin moyennant un préavis écrit de [30] jours. La Société peut y mettre fin immédiatement au moyen d'un avis écrit, et annuler les bons de commande en cours sans engager sa responsabilité, sauf pour les biens et services déjà fournis, si le Fournisseur manque de façon importante aux articles 2, 5, 7 ou 8 ou devient insolvable. Les articles 2, 7, 8 et 9 survivent à la résiliation.
12. Attestation du fournisseur
Le Fournisseur atteste que les renseignements qu'il a fournis dans la présente Convention et ses pièces jointes sont véridiques, exacts et complets, et que la personne signataire est autorisée à engager le Fournisseur.
13. Droit applicable et différends
La présente Convention est régie par les lois de [Province ou État] et les lois fédérales de [Pays] qui s'y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois qui entraîneraient l'application de la loi d'un autre lieu.
Si un différend survient, la Société et le Fournisseur tenteront d'abord de bonne foi de le régler par la discussion entre des personnes ayant le pouvoir de le régler, pendant au moins 30 jours après que l'une d'elles a donné un avis écrit décrivant le différend. Si le différend n'est pas réglé dans ce délai, l'une ou l'autre peut intenter une poursuite devant les tribunaux situés à [Ville, province ou État], et chacune se soumet à la compétence non exclusive de ces tribunaux.
Rien dans la présente section n'empêche quiconque de demander une injonction urgente ou toute autre mesure provisoire à un tribunal compétent afin de protéger des renseignements confidentiels, de la propriété intellectuelle ou des biens, ou de prévenir un préjudice irréparable.
14. Avis
Tout avis donné en vertu de la présente entente doit être fait par écrit et remis en mains propres, par messager, par courrier recommandé ou par courriel à l’adresse indiquée dans le bloc de signature ou à toute autre adresse communiquée par avis.
Un avis est réputé reçu : au moment de sa livraison, s'il est livré en main propre ou par messager un jour ouvrable avant 17 h, heure locale du lieu de réception, et sinon le jour ouvrable suivant; le cinquième jour ouvrable suivant sa mise à la poste, s'il est envoyé par courrier recommandé; et au moment de son envoi, s'il est envoyé par courriel avant 17 h, heure locale du destinataire, un jour ouvrable sans message automatique indiquant qu'il n'a pas été livré, et sinon le jour ouvrable suivant.
Les communications opérationnelles courantes peuvent être envoyées par tout moyen raisonnable, mais un avis de manquement, de résiliation ou de réclamation doit aussi être envoyé par l'un des moyens énumérés ci-dessus.
15. Intégralité de l'entente et dispositions générales
Intégralité de l'entente. La présente Entente, y compris les annexes et les documents auxquels elle renvoie expressément, constitue l'entente intégrale portant sur son objet et remplace toutes les discussions, propositions et ententes antérieures portant sur cet objet, qu'elles soient écrites ou verbales.
Modifications et renonciations. Une modification de la présente entente ne prend effet que si elle est faite par écrit et signée par chaque partie. Le défaut ou le retard d’exercer un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit, et la renonciation à un manquement ne constitue pas une renonciation à tout autre manquement.
Cession. Aucune partie ne peut céder la présente entente sans le consentement écrit préalable des autres, lequel ne sera pas refusé sans motif raisonnable; toutefois, une organisation peut la céder sans consentement à un successeur de la totalité ou de la quasi-totalité de ses activités ou de ses actifs pertinents, au moyen d’un avis écrit. La présente entente lie les parties ainsi que leurs successeurs et ayants droit autorisés, et s’applique à leur profit.
Divisibilité. Si une disposition est jugée invalide ou inapplicable, elle sera limitée ou supprimée dans la mesure minimale nécessaire, et le reste de la présente Entente demeure pleinement en vigueur.
Interprétation. Les titres ne sont donnés qu'à titre de commodité. Les mots « notamment » et « comprend » signifient « notamment, sans s'y limiter ». Les montants sont en [Devise], sauf indication contraire. Toute mention d'une loi comprend ses modifications ou son remplacement.
Langue. Les parties ont expressément exigé que la présente Convention et tous les documents connexes soient rédigés en anglais. The parties have expressly required that this Agreement and all related documents be drawn up in English.
16. Exemplaires et signatures électroniques
La présente Convention peut être signée en un nombre quelconque d'exemplaires, dont chacun constitue un original et dont l'ensemble forme un seul et même document.
Les parties conviennent que la présente Convention peut être signée et remise par voie électronique, notamment au moyen d'un service de signature électronique comme eSora Sign. Une signature électronique, ainsi qu'une copie signée remise par courriel ou en format PDF, a le même effet juridique qu'une signature manuscrite sur un original papier, dans la mesure permise par les lois applicables, notamment l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) des États-Unis et l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) telle qu'adoptée dans l'État concerné, la partie 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois provinciales sur le commerce électronique au Canada.
Chaque partie consent à recevoir la présente Entente et les avis connexes par voie électronique, et convient que l'enregistrement électronique du processus de signature, y compris tout certificat d'achèvement et toute piste d'audit, peut servir de preuve que la présente Entente a été signée et du moment où elle l'a été.
Signatures
En signant ci-dessous, chaque signataire confirme avoir lu la présente entente et y consentir et, lorsqu’il signe pour le compte d’une organisation, être autorisé à la lier.
REPRÉSENTANT DU FOURNISSEUR
Organisation : [Nom légal de l'organisation]
Nom : ______________________________
Titre : ______________________________
Signature : ______________________________
Date : ______________________________
Courriel pour les avis : ______________________________
APPROVISIONNEMENT DE LA SOCIÉTÉ
Organisation : [Nom légal de l'organisation]
Nom : ______________________________
Titre : ______________________________
Signature : ______________________________
Date : ______________________________
Courriel pour les avis : ______________________________